Door de aanhoudende groei van de plantenafdeling binnen moederbedrijf OZ Export, wordt in 1998 besloten om de export van planten in een zelfstandige onderneming onder te brengen. Zo ziet OZ Planten het levenslicht, onder leiding van het directieteam met Henk-Willem Spaargaren en Marco van Veen. Bij OZ Planten werken inmiddels circa 90 mensen, waarvan de helft op logistiek, 25 medewerkers op de afdelingen verkoop en inkoop, 10 bij de administratie en twee ICT-ers.
OZ Planten exporteert voornamelijk binnen Europa, Italië is een belangrijke groeimarkt. Verder doet OZ Planten goede zaken in het midden en oosten van Europa en de Scandinavische landen. Kamerplanten (groene en bloeiende) zijn verantwoordelijk voor het leeuwendeel van de omzet, respectievelijk 50 en 35 procent, het overige deel komt uit de verkoop van tuinplanten.
We spraken met Frank Gordijn, financial controller bij OZ Planten.
Zijn jullie gespecialiseerd in bepaalde soorten planten?
Frank: “Kort door de bocht gezegd, we verkopen alle type planten, uitdrukkelijk geen bloemen. Bloe- men verkopen is een ander vak. Onze diversiteit in ons planten- assortiment kan soms een valkuil zijn. Ons best lopende product is een orchidee, de Phalaenopsis.”
Wat maakt OZ Planten uniek?
Frank: “Om te beginnen zijn we de grootste exporteur van planten in Nederland. Ook in Europa zijn we een speler, in de top 10. We staan bekend om de hoge kwaliteit van onze producten, flexibiliteit wat betreft het inspelen op wensen van onze klanten en dat de medewerkers van onze verkoopafdeling een groot aantal vreemde talen vloeiend spreken. Hierdoor zijn wij uitstekend op de hoogte van de gewoontes van de landen waar wij zaken mee doen.”
Waar halen jullie de planten die jullie exporteren vandaan?
Frank: “95% is rechtstreeks afkomstig van kwekers uit Nederland.”
Snel kunnen inspelen op de wensen van jullie klanten vraagt om een efficiënte organisatie. Hoe is jullie ICT geregeld?
Frank: “We werken met twee versies van NAV, de oude versie, de classic, en de Role-Tailored Client. In 2014 zijn we overgestapt op RTC-versie 2009. NAV gebruiken we als ERP-systeem binnen OZ Planten en dat raakt alle gele- dingen, dat wil zeggen financiën, inkoop, verkoop en logistiek. De classic-variant staat hier puur voor de look & feel. Er zitten een paar tools in die ik persoonlijk erg prettig vind. Daarnaast hebben we zijdelings nog wat andere kleine pakketten draaien. We proberen wel zoveel mogelijk op te vangen binnen NAV. Onze webshop is bij- voorbeeld direct gekoppeld aan de database van NAV.”
Hebben jullie ook een rechtstreekse koppeling met de veiling?
Frank: “Absoluut. Een simpel voor- beeld: als we op de klok zitten en we drukken op een order dan wordt deze meteen Navision in- geschoten en verdeeld naar onze klantenorders.”
Hoe verzamelen jullie managementinformatie?
Frank: “We hebben eigenlijk drie manieren: in NAV zelf (operationele lijsten), in Exsion (week- en maand- analyses) en in QlickView, een overkoepelende management- informatietool voor bovenliggende zaken als omzet, producten en marges op segmenten, landen en klanten. We vinden QlickView met name geschikt voor onze managers. De cijfers zijn bevroren en zij kunnen er doorheen klikken. Zo kunnen ze marges en ontwikkelingen daarin zien per product, klant en/of land. We kunnen het nog niet zelf, elke maand komt er een consultant langs die de aanpassingen maakt. Exsion leent zich wat minder voor grafische presentaties, maar is wel ideaal voor het zelf maken van rapporten en complexe berekeningen. Met Exsion kun je echt de diepte in.”
Wat zijn jullie verdere ervaringen met Exsion?
Frank: “Met Exsion kunnen we goed bepalen wat we willen. We maken een rapport wat we willen hebben en kijken tevens wat er aan gegevens ontbreekt in NAV. Als we vinden dat NAV beter gevuld moet worden dan doen we dat eerst, hierdoor wordt de inhoud van het betreffende rapport beter. Zeker in de controlling-sfeer wordt Exsion veel toegepast. Ook als er bijvoorbeeld snel actuele cijfers moeten worden vergeleken met die van vorig jaar. Onze ervaring is dat Exsion snel werkt, het is een kwestie van even verversen en je hebt actuele gegevens. Exsion wordt ook gebruikt wanneer klanten vragen om een week- overzicht van hun inkopen of een specifieke pakbon.”
Wie werken er bij OZ Planten met Exsion?
Frank: “Ikzelf niet meer zo veel de laatste tijd, maar onze business controller is er wel heel actief mee. Om een voorbeeld te geven: vorig jaar hebben we onze hele kost- prijscalculatie in Exsion gezet. Daarom kunnen we nu op elk moment een kostprijscalculatie voor een klant naar boven halen. We hebben er een half jaar over gedaan om dit rapport te bouwen. Elk onderdeel wat door het bedrijf gaat hebben we tegen het licht aangehouden en alle gegevens in NAV gestopt. De grote vraag die altijd speelde als we naar een klant gingen, was: hoe weten we of we de juiste marges doorberekenen? Kostprijzen en marges zijn met dit rapport nu heel inzichtelijk.”
Wat zijn jullie toekomstplannen?
Frank: “Logistiek en personeel is waar we ons in de toekomst mee bezig gaan houden binnen het thema ICT. Efficiënte personeelsplanning en de normen binnen OZ Planten worden onder de loep genomen. We willen een ideaalplaatje maken, om zo te bepalen of we niet met teveel handen bezig zijn. Het digitaal verwerken van inkoopfacturen staat ook op de agenda. Ik houd mij bezig met de financiële kant hiervan.”